Förbered dokument för arkivering i PDF/A

För arkiv, företag och myndigheter som sparar handlingar under lång tid och behöver ett format avsett för ändamålet.

En PDF/A-version gör dokumentet lämpligt för långtidsarkivering och senare läsning. Du använder det kostnadsfritt i webbläsaren, utan att skapa konto.

Så använder du

Förbered den vanliga PDF som du vill konvertera till en version inriktad på arkivering.
Välj filen i verktyget från din enhet.
Starta skapandet av PDF/A och vänta tills bearbetningen är klar.
Ladda ner resultatet och kontrollera att det öppnas korrekt innan du arkiverar det.
Jämför några sidor med originalet för att upptäcka synliga skillnader.

Exempel

En avdelning måste behålla rapporter i många år. Den konverterar PDF-filer till PDF/A för att få en version avsedd för långtidsarkivering, vilket är mer stabilt för framtida konsultation. En snabb kontroll bekräftar att den öppnas.

Gränser och format

Konvertering garanterar inte att dokumentet uppfyller alla krav i ett specifikt regelverk för arkivering.
Vissa interaktiva element, medier eller specialteckensnitt kan ändras eller förloras beroende på källfilen.
Inspektera alltid PDF/A-resultatet, eftersom ett skyddat eller komplext dokument kanske inte konverteras som väntat.
En lyckad PDF/A ersätter inte en säkerhetskopierings- eller kvalitetskontrollpolicy som är specifik för din organisation.

Var bearbetningen sker

Filen laddas upp till YOORfree beräkningsserver för konvertering. Den bearbetas i minnet utan disklagring på gatewayen och raderas när åtgärden avslutas. Källan och resultatet stannar i högst 15 minuter som standard på webbservern innan de tas bort. Inget namn eller innehåll loggas, och ingen tredje part är inblandad.

Vanliga frågor

Vad är PDF/A?

Det är en PDF-version utformad för långsiktigt bevarande. Den syftar till att behålla dokumentets utseende och läsbarhet över tid, oavsett vilken programvara som används senare.

Kan jag arkivera den resulterande PDF/A-filen direkt?

Den kan fungera som en grund för arkivering, men kontrollera din organisations regler. Konvertering ersätter inte en validerings- eller kvalitetskontrollrutin.

Varför försvinner vissa teckensnitt eller animeringar?

PDF/A-formatet främjar stabilitet och bevarande. Interaktiva element eller specialteckensnitt kan därför plattas till, ersättas eller tas bort för att passa ramverket.

Hur länge sparas filen när jag skapar PDF/A?

Filen laddas upp till beräkningsservern och behandlas i minnet utan skrivning till disk på gatewayen. Sedan raderas den när åtgärden är klar. Källfilen och resultatet finns som mest i 15 minuter som standard på webbservern innan de tas bort. Varken namn eller innehåll loggas, och ingen tredje part är inblandad. Kontrollera resultatet innan du arkiverar det.

Garanterar konverteringen att dokumentet uppfyller arkivregler?

Nej. Konverteringen garanterar inte att dokumentet uppfyller alla krav för ett specifikt regulatoriskt arkiv. Vissa interaktiva element, media eller särskilda teckensnitt kan ändras eller försvinna beroende på källfilen. Granska därför PDF/A-resultatet noggrant och jämför några sidor med originalet. En lyckad konvertering ersätter inte en reservkopia eller organisationens egen kvalitetskontroll.