PDF/A voor langdurige bewaring

Bedoeld voor beheerders en professionals die contracten, dossiers of registraties duurzaam en overzichtelijk willen bewaren.

Maak een PDF/A-versie die geschikt is voor langdurige archivering, zodat het document ordelijk bewaard en later weer gevonden kan worden.

Hoe te gebruiken

Bereid de gewone PDF voor die je in een archiveringsgerichte versie wilt omzetten.
Selecteer het bestand in de tool vanaf je apparaat.
Start het maken van PDF/A en wacht tot de verwerking is voltooid.
Download het resultaat en controleer of het correct opent voordat je het archiveert.
Vergelijk een paar pagina's met het origineel om zichtbare verschillen op te sporen.

Voorbeeld

Een afdeling moet rapporten vele jaren bewaren. Ze converteert PDF's naar PDF/A om een versie te verkrijgen die bedoeld is voor langdurige archivering en stabieler is voor toekomstige raadpleging. Een snelle controle bevestigt dat het bestand opent.

Limieten en formaten

Conversie garandeert niet dat het document aan elke eis van een specifiek regelgevend archief voldoet.
Sommige interactieve elementen, media of speciale lettertypen kunnen veranderen of verloren gaan, afhankelijk van het bronbestand.
Inspecteer altijd de PDF/A-uitvoer, want een beveiligd of complex document wordt mogelijk niet zoals verwacht geconverteerd.
Een succesvolle PDF/A vervangt geen back-up- of kwaliteitscontrolebeleid dat specifiek is voor je organisatie.

Waar de verwerking gebeurt

Het bestand wordt voor conversie geüpload naar de YOORfree-rekenserver. Het wordt in het geheugen verwerkt zonder op de gateway naar schijf te schrijven en daarna verwijderd wanneer de bewerking eindigt. De bron en het resultaat blijven standaard maximaal 15 minuten op de webserver bewaard voordat ze worden verwijderd. Noch de naam, noch de inhoud wordt gelogd, en er is geen derde partij bij betrokken.

Veelgestelde vragen

Wat is PDF/A?

Het is een PDF-versie die is ontworpen voor langdurige bewaring. Het doel is om het uiterlijk en de leesbaarheid van het document in de loop van de tijd te behouden, ongeacht de software die later wordt gebruikt.

Kan ik de resulterende PDF/A direct archiveren?

Het kan dienen als basis voor archivering, maar controleer de regels van je organisatie. Conversie vervangt geen validatie- of kwaliteitscontroleprocedure.

Waarom verdwijnen sommige lettertypen of animaties?

Het PDF/A-formaat geeft voorrang aan stabiliteit en bewaring. Interactieve elementen of speciale lettertypen worden daarom mogelijk platgemaakt, vervangen of verwijderd om in dat kader te passen.